با وظایف یک مدیر آشنا شوید

مدیریت

2-1-1-1- نظری اجمالی بر مدیریت و تاریخچه آن در ایران و جهان

نهضتی در تاریخ تحول اندیشه‌های مدیریت به مدیریت علمی معروف است در اوایل قرن بیستم در آمریکا پدید آمد بنیان‌گذار این نهضت فردریک تیلور بود بنا به اعتقاد او ویژگی بارز مدیریت علمی تأکید بر مدیریت در سطح عملیاتی، مطالعات علمی عملیات به منظور تشخیص عوامل موثر بر آن و کشف موثرترین روش برای انجام کار است. پیام ضمنی مدیریت علمی آن است که کارآمدتر و عقلانی‌تر کردن سازمان‌ها از طریق کاربرد روش‌های علمی، برنامه‌ریزی و طراحی سازمانی امکان‌پذیر است. (علاقه‌مند 1382)

بسیاری درباره مدیریت بحث کرده و هر یک از ابعاد مختلف به آن نگریسته‌اند، صاحبنظرانی چون هانری فایول که سعی در ارائه یک نظریه عمومی برای اداره امور جمیع سازمان‌ها داشته و از اصولی چون تقسیم کار، اختیار و مسئولیت، انضباط، وحدت مدیریت و وحدت فرماندهی که به نظر وی در کلیه سازمان‌ها قابل اعمال است نام می‌برد.

هاندری فایول اولین کسی بود که فراگرد مدیریت را به وظایف و یا کارکردها تقسیم کرد مطابق با نظر فایول کارکردهای مدیریت را با نظم در طرح‌ریزی، سازمان‌دهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل تعریف می‌کند. (علاقه‌مند 1382)

به طور کلی آنچه را که در حال حاضر با عنوان تئوری کلاسیک سازمان مشخص می‌نمائیم، برآوردی از سه مسیر فکری: 1- توجیه ماکس وبر از ساختار بروکراتیک در یک قالب اجتماعی، 2- برخورد مدیریت علمی فردریک تیلور و 3- مدیریت اداری گیولیک و اورویک با الهام از مدیریت علمی.

بنابراین می‌توان گفت که نظریه‌های کلاسیک مدیریت یا نظریه‌های سنتی و مدیریت علمی که امروزه مورد توجه صاحبنظران دانش مدیریت است به اوایل قرن بیستم برمی‌گردد. از یک سو به نتایج حاصله از انقلاب صنعتی در اروپا و آمریکا و از سوی دیگر به افزایش دامنه قدرت و اختیارات حکومت مربوط می‌شود، این تحولات ایجاب می‌کرد که سازمان‌های نوینی منطبق با نیازهای زمان و توسعه دستگاه‌های دولتی و خصوصی ایجاد گردد.

غرض از بیان این مختصر از تاریخ تدوین نظریه‌های مدیریت علمی این است که این دیدگاه‌ها به تدریج جای خود را در تعلیم و تربیت باز کرده و توسط صاحبنظران دیگری سعی و توصیه در به‌کارگیری آن شده است.

 

2-1-1-2- نظری اجمالی به مدیریت آموزشی

تقریباً بلافاصله پس از این که اذهان عامه با اصول مدیریت علمی آشنا شدند، فشارهای همه‌جانبه‌ای چه از سوی بخش خصوصی و یا دولتی در جهت نفوذ این مدیریت در مدارس به عمل آمد. کالاهان[1] در مطالعه بنیادین خود درمی‌یابد که اعتقاد به کارایی به عنوان ایدئولوژی مدیریت بروز کرده است، برای نمونه جیمز. مک کاناگی[2] از دانشگاه دارتموت، در سال 1918 نوشت: «عصر، عصر کارایی است، هیچ اتهامی در مقابل افکار عمومی بالاتر از این نیست که مدرسه بگوید فاقد کارایی است.» این امر مسئولان تعلیم و تربیت را تشویق به بکاربستن شیوه‌های صنعتی کرد و از آنان خواست که معلمان را در رابطه با کاری که باید انجام پذیرد، استانداردهایی که تحقق یابد، روش‌هایی که به کار گرفته شود و ادواتی که مورد مصرف قرار گیرد، جز به جز آموزش دهند. (اقتداری، 72، ص 8-5)

با این وضع طبیعی به نظر می‌رسد که مدیریت آموزشی نیز توام و به تبع تحولاتی که در نظام‌های آموزش و پرورش کشورها به وقوع پیوسته، مراحل و دوره‌هایی را پشت سر گذاشته و به صورت امروزی درآمده باشد و با توجه به اهمیت ویژه‌ای که تعلیم و تربیت در زمینه‌های مختلف زندگی فردی و اجتماعی انسان داراست، همچنین از وضعیت‌های امروزی نیز فراتر رفته و همگام با تغییرات زندگی اجتماعی، تحولات یرا در آینده پذیرا باشد و یا سبب شود.

منظور اصلی مدیریت در هر سازمانی عبارتست از هماهنگ‌سازی کوشش‌های افراد، انسان و استفاده موثر از منابع دیگر برای تحقق هدف‌های سازمان در موسسات آموزشی، این هدف‌ها مربوط به تعلیم و تربیت و یادگیری است. پس منظور از مدیریت در سازمان‌های آموزشی، تحقق هدف‌های آموزشی و پیشبرد موثر آموزش در یادگیری است (علاقه‌بند، 1382، ص 136).

ضرورت توجه به مدیریت آموزشی از اهمیت خاصی برخوردار است. زیرا وظایف آن به لحاظ کیفی بسیار گسترده و دارای اهمیت فراوان می‌باشد. در کشور ما توجه به مسئله مدیریت آموزشی تقریباً از سی سال پیش، ابتدا از طریق ارائه دروس و سپس ایجاد رشته‌های تحصیلی دانشگاهی آغاز گردیده است. (علاقه‌بند 1382، ص 1)

ولی علیرغم گسترش روزافزون نظام آموزشی و ضرورت توجه بیش از پیش به اداره آن، متاسفانه نگاهی گذرا به آمار و اطلاعات و واقعیات موجود درباره مدیران آموزشی در زمینه‌های سطح تحصیلات، دیدن دوره‌های مدیریت و شرکت در کلاس‌های آموزش ضمن خدمت و غیره بیانگر یک نوع کم توجهی به تربیت و آماده‌سازی این گروه بر اهمیت و موثر در آموزش و پرورش است. (فصلنامه تعلیم و تربیت، ص 127-147).

 

2-1-1-3- مدیریت آموزشی در ایران

بررسی تاریخی و مقایسه آموزش و پرورش قدیمی ایران، با آنچه که امروز داریم، با توجه به مسئله مدیریت آموزش و به تبع آن مدیریت مدارس را الزامی و اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. در گذشته در آموزش و پرورش سنتی به دلیل سادگی و محدود بودن شاید چنین نیازی محسوس نبوده است، ولی با گسترش نظام آموزشی کشورمان بیانگر این حقیقت است که امروزه، رهبری و مدیریت نظام آموزش و پرورش در سطوح مختلف آن به صورت یکی از مسئولیت‌های مهم و سنگین جامعه درآمده است.

نکته مهم لزوماً دارا بودن وظایف مدیریت آموزشی است که کسب این مهارت‌ها از طریق تحصیل و تجربه امکان پذیر می‌گردد.

 

2-1-1-4- وظایف مدیران از دیدگاه‌های مختلف

لازم به ذکر است که وظایف کلی مدیران واحدهای آموزشی براساس اهداف مدیریت تنظیم و بیان می‌شود. این وظایف را علاقه‌بند این‌گونه بیان می‌کند:

– برنامه آموزشی و تدریس:

مهمترین وظیفه مدیران آموزش، هدایت جریان آموزشی و یادگیری به ویژه تسهیل جریان رشد و پرورش دانش‌آموزان است، نقش مدیران آموزش سازماندهی موثر و بسیج منابع انسانی و مالی و مادی و هدایت فعالیت‌های اجرائی برنامه‌های آموزشی است.

– امور دانش‌آموزان:

الف- پذیرش، ثبت نام، گروه‌بندی و نگهداری آمارهای حضور و غیاب سوابق و اطلاعات شغلی و تحصیلی دانش‌آموزان.

ب- شناسایی توانایی‌های علائق و نیازهای فراگیران و پرورش آنها.

– امور کارکنان آموزشی

– روابط مدرسه و اجتماع

– تسهیلات و تجهیزات

– امور مالی و اداری (علاقه‌بند، 1372)

دکتر اقتداری عناصر زیر را به‌عنوان وظایف خاص مدیریت مورد توجه قرار می‌دهد:

«برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل و نظارت» (اقتداری، 1372، ص 62).

دکتر مصطفی عسگریان وظایف زیر را برای مدیران آموزشی مورد توجه قرار می‌دهد:

  • موجودیت آنها کاملاً بازدهی عاید کند.
  • از نهادهای اجتماعی ناشی شوند و از یک نقش اجتماعی برخوردار باشند.
  • زمان فعالیتشان متناسب با نوع اهداف و مقاصدی باشد که به خاطر تحقق آنها به وجود آمده‌اند. لذا عمر سازمان‌ها می‌تواند کوتاه، کم دوام و یا طولانی باشد. (عسگریان 1385، ص 25)

سازماندهی فعالیت مستمری است که مدیر همواره با آن روبه‌روست و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی‌شود. از این روست که برخی از صاحبنظران سازمان و مدیریت ازجمله «همیتون» این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد نام نهادند. (الوانی، 1368، ص 61)

بدین معنی که مدیر دائماً در کار اصلاح و بهبود سازمان و طراحی مجدد آن است. سازمان برای همپایی با محیط متغیر اطرافش باید دائماً در حال تغییر و تحول باشد و مدیر است که به کمک سازماندهی محیط این حالت پویا را در سازمان حفظ می‌کند.

عسگریان (سال 1371) در کتاب سازمان و مدیریت آموزش و پرورش درباره سازماندهی به عنوان یکی از وظایف مدیران آموزشی می‌نویسد: «سازماندهی در محل عبارت است از ایجاد نظم و نسق کاری برای هر کس به انضمام هماهنگ کردن و مرتبط ساختن مساعی یک عده، با ایجاد موازین خاصی به طرف هدف‌های مشخص» به وسیله یک سازماندهی خوب می‌توان صرفه جویی در زمان و امکانات مادی و مساعی نیروی انسانی را ایجاد نمود و حداکثر استفاده از حداقل امکانات را موجب گردید. لازمه سازماندهی یک کار گروهی، مطالعه زمان، برآورد امکانات مادی، تقسیم کار و تهیه وسایل لازم است. سازمان دادن پایه‌های موسسه را محکم می‌کند. لازم است بر اصولی متکی شود چون:

  • هر گروه باید دارای مسئولی باشد که در مقابل مافوق‌تر خود مسئولیت دارد.
  • مسئولین باید توجه به کیفیتشان به کار گمارده شده و بدون در نظر گرفتن کیفیت افراد مسئولیتی به آنها واگذار نشود، تا ثمره بهتری عاید شود.
  • برای روز مبادا، جهت هر مسئولی جانشینی در نظر گرفته شود.
  • با توجه به مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از کارکنان، در صورت مشاهده زمان اضافی، کار فوق‌العاده برای آنان تعیین شود.
  • کارها باید بین اعضاء هم ردیف شوند.
  • تخصص‌ها در مسیر خود به کار گرفته شوند، از واگذاری امور خارج از تخصص به افراد جلوگیری شود.

ایشان معتقدند علاوه بر اصول مذکور سازماندهی باید:

  • طرح و برنامه‌ریزی‌های آموزشی و پرورشی: مدیر وظیفه دارد، امور سازمانی را طرح نموده و جهت اجرای امور برنامه‌ریزی نماید، برنامه‌ریزی یعنی عملیاتی که مدیر بدان وسیله نقشه کارهای مربوطه به هدف‌های سازمان و راه و روش برآورد آنها را برای آینده تهیه می‌بیند.
  • سازماندهی: یعنی ایجاد نظم و نسق کاری برای هر کس به انضمام هماهنگ کردن و مرتبط ساختن مساعی یک عده با ایجاد موازین خاصی به طرف هدف‌های مشخص
  • پیش‌بینی: یعنی پیش‌بینی انجام امور سازمان با استفاده از منابع اطلاعاتی اداری و غیر اداری که از محیط کاری منشعب می‌شود و با به کار بردن بینش و اندیشه‌های مشخص.
  • هدایت و رهبری: یعنی هدایت و رهبری دستگاه تحت مدیریت فرد در مسیر برآورد هدف کلی آن موسسه
  • ایجاد روحیه؟ یعنی تشویق و ترغیب کارکنان سازمان برای انجام کار جهت حصول به اهداف سازمانی.
  • اجرای صحیح مقررات به منظور باروری هدف‌های تربیتی.
  • رعایت مقررات انضباطی کارکنان با توجه به تحکیم روابط انسانی و علت‌یابی بی نظمی احتمالی اعضاء
  • تشکیل جلسه و همکاری‌ها، به منظور انتقال اطلاعات، ایجاد زمینه مشاوره، تعلیم دادن و توزیع نمودن وظایف (عسگریان، 1385، ص 98-104)

از بین وظایف مدیران که شرح آن از دیدگاه‌های مختلف رفته چهار وظیفه به عنوان وظایف کلی و عمومی مدیران انتخاب نموده و به طور مختصر بیان شده است.

وظایف منتخب عبارتند از: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، تحکیم روابط انسانی.

امروز درباره عناصر مدیریت و یا وظایفی که مدیر به اعتبار مقام و موقعیت سازمانی خود انجام می‌دهد وحدت نظری وجود دارد. (اقتداری، 1372، ص 62)

 

برنامه‌ریزی

برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی وجود دارد که هر یک از آنها با توجه به دیدگاه، ویژه تعریف کننده و وابستگی او به حوزه علم و دانش خود است. مثلاً:

«برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف و وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش‌بینی چگونگی اجرای آنها می‌شود به عبارت دیگر برنامه‌ریزی براساس پیش‌بینی، دورنگری درباره این که برای رسیدن به هدف معینی چه کاری، چگونه و در طی چه مدت زمان و به وسیله چه افرادی بایستی انجام شود استوار است. (اقتداری، 1372، ص 67).

برنامه‌ریزی فراگردی است مداوم، حساب شده و منطقی، جهت‌دار و درونگر، به منظور ارشاد و هدایت فعالیت‌های جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب». (فیوضات، 1381، ص 17)

اصولاً برنامه‌ریزی به مدیران و کارکنان سازمان این امکان را می‌دهد که با آزادی بیشتر آنچه را که خواستارند بدست آورند و مدیران موفق برای برنامه‌ریزی اهمیت و ارزش فوق‌العاده‌ای قائل هستند و از آن به عنوان بزرگترین اهرم آن برای پیش‌بینی صحیح فعالیت‌های مثمر به ثمر می‌باشد.

الوانی برای یک برنامه‌ریزی جامع مراحل زیر را مورد توجه قرار می‌دهد: (الوانی، 1368، ص 58)

  • تعیین و تدوین اهداف و آینده سازمان
  • شناخت اهداف و استراتژی‌های موجود در سازمان
  • تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
  • شناخت وضع موجود سازمان
  • تعیین تغییرات مورد لزوم
  • تصمیم‌گیری در مورد استراتژی‌های مطلوب
  • اجرای استراتژی‌های جدید
  • کنترل و سنجش استراتژی‌های جدید در عمل

اما دکتر اقتداری برنامه‌ریزی را شامل سه مرحله زیر می‌داند: (اقتداری، 1372، ص 76)

«برنامه‌ریزی شامل تعیین و وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش‌بینی چگونگی اجرای آنها می‌باشد.»

بنابراین تعیین هدف‌ها و خط مشی‌های سازمان یکی از مسائل اساسی برنامه‌ریزی است که این هدف‌ها و خط مشی‌های کلی باید به هدف‌های متعدد و جزئی تجزیه شوند تا جهت فعالیت‌های روزانه افراد و واحدهای مختلف دستگاه را تعیین کنند.

 

سازماندهی

قبل از پرداختن به سازماندهی به عنوان یکی دیگر از وظایف مدیر، ذکر تعاریفی چند از سازمان ضرورت دارد.

سازمان عبارتست از اجتماع یاز انسان‌هایی با عقاید و ایدئولوژی‌های مختلف که همگی متفق‌القول برای به ثمر رساندن یک و یا چند هدف مشخص و معین با یکدیگر همگامی و همکاری نموده از کلیه امکانات تکنولوژی جدید نیروی انسانی استفاده می‌کنند. (پرهیزگار، 1382، ص 97)

دکتر عسگریان در کتاب سازمان و مدیریت آموزش و پرورش ضمن بیان تعریفی از سازمان معتقد است که سازمان‌ها در هر جامعه‌ای متاثر از هر شرایطی که باشند، باید ویژگی‌هایی داشته باشند که پاره‌ای از آنها را به شرح زیر بیان می‌کند:

  • کاملاً ساده و از ایجاد مخارج گزاف به دور باشد.
  • وظایف اعضاء را روش و کامل در اختیارشان قرار دهد.
  • انجام امور را تسریع کند.
  • امکانات انجام امور را تدارک دیده و کارکنان را ا زبیکاری دور سازد.» (عسگریان، 1385، ص 10)

بنا به آنچه گذشت، سازماندهی را می‌توان تقسیم کار و قرار دادن اشخاص بر حسب ملاک‌های اجرایی پست و مشخص نمودن روابط بین آنها و تامین و تجهیز وسایل و امکانات لازم برای ه رمسئولیت و وظیفه تعریف کرد.

 

هماهنگی

یکی از وظایف مهم مدیر هماهنگی است. اهمیت این موضوع به حدی است که گروهی از صاحبنظران مدیریت را علم هماهنگی منابع انسانی و مادی تعریف کرده‌اند. دکتر اقتداری در این مورد می‌نویسد: «اگر بخواهیم مدیریت را بر حسب عناصر تشکیل دهنده آن و یا وظایف مدیر تعریف کنیم مدیریت را می‌توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت‌های دسته‌جمعی برای نیل به هدف‌های مطلوب با حداکثر کارایی تعریف کرد.» (اقتداری، 1372، ص 61)

از وظایف مهم مدیر ایجاد موازنه و تطبیق وظایف متعددی است که واحدهای مختلف سازمان به منظور تامین هدف مشترک انجام می‌دهند. در تشکیل سازمان، وظایف بین واحدهای مختلف سازمان به منظور تامین تقسیم کار و وظایف انجام می‌شود و به فرض این که با رعایت اصول طبقه‌بندی منطقی صورت گرفته باشد به خودی خود تحقق هدف یا هدف‌های عمومی سازمان را تضمین نمی‌کند. زیرا این امر مستلزم برقراری تعادل و تطبیق لازم بین وظایفی است که میان واحدهای مختلف سازمان تقسیم شده است. سازمان مانند ماشینی است که هر قسمت آن وظیفه خاصی را انجام می‌دهد و هماهنگی میان اجزاء مختلف ماشین ضروری است. به همین ترتیب انطباق و تعادل وظایف واحدهای متعدد سازمان برای تعیین هدف‌های مشترک لازم است. (اقتداری، 1372، ص 63-64)

 

تحکیم روابط انسانی

یکی از وظایف مهم و اساسی مدیر هدایت‌ گروه‌های انسانی سازمان به سوی اهداف مشترک است. هر چه مدیربتواند با روش‌های دوستانه و تحکیم روابط بین خود و کارکنان و با نفوذ شخصی بیشتر که ناشی از برخوردهای عاقلانه و عملکردهای مدبرانه است، اعمال مدیریت کند کارکنان او را بهتر می‌پذیرند و در جهت تحقق اهداف سازمانی بیشتر تلاش می‌کنند. بهرنگی در کتاب مدیریت آموزشی می‌نویسد: «قسمت اعظم موفقیت مدیران مبتنی بر نفوذ آنان در فکر و ذهن کارکنان و اشخاص ذیربط می‌باشد. برای مدیران درک و عمل به مهارت‌هایی که بتوانند افراد را برانگیزد و هماهنگی لازم میان شخصیت و نیاز انسان برقرار کند واجد اهمیت اساسی است.

بخش عمده مدیریت فراهم آوردن محیط مناسب کار و گردآوری کارکنان به صورت گروه‌هایی است که در حصول به اهداف مشترک خود و سازمان همکاری نمایند. بنابراین برای موفقیت مدیر شناخت انگیزه‌ها (عوامل برانگیزاننده) در کارکنان برای کار مناسب سازمان ضروری است. (بهرنگی، 1374، ص 137)

– انگیزش و نیازها :

برخی از صاحبنظران رابطه نیاز و انگیزش را به این صورت توصیف کرده‌اند که نیاز در فرد ایجاد محرک کرده و محرک باعث می‌شود فرد به سمت هدفی برای ارضای نیاز خود حرکت کند و انگیزش اتفاق بیافتد. (الوانی، 1368)

[1] – Callahan